如何高效率、不烦躁的处理每天大量又混乱的电子邮件任务？

 

 

• 1.请问您通常怎么处理这种带着任务要求的信件？
• 2.如果是需要花超过1小时处理的电子邮件任务，您会列入小项目处理吗？
  • 我有点不太能区分需要花超过一小时处理的杂事和超过四小时的任务的区隔，以及时间上的安排。
• 3.遇到无法当天处理完的电子邮件任务，您会回信给对方说自己预计何时完成吗？ 还是等2-3天完成任务后一起回复呢？
• 4.请问您在之前的文章中提到的每天清空收件箱是指每天完成电子邮件带来的所有任务吗？ 还是就拆解或安排进135清单呢？ 这样会不会容易漏掉要回复的信件呢？

邮件中还提到了他会利用 Gmail 优先收件箱等功能，试图通过工具的功能与自动整理，找出每天真正要处理（推进下一步行动）的重要邮件。 （延伸阅读：图解 Gmail 13条高效率工作流程，自动整理、快速处理、日程提醒）

即使这位朋友对于邮件处理已经有很多很棒的方法与意识，但是他还是感觉到许多卡关之处。

这里的关键问题可能在于，工具的功能、自动化，最终还是解决不了「人」真正需要的轻重缓急判断，以及分类之后真正「工作」需要的解决问题流程。

处理杂乱的电子邮件，就像是处理每天各种琐事意外一样，要能在这样的环境中保持生产力，有什么判断技巧？ 工作流程呢？ 今天这篇文章就跟大家分享我为自己设计的邮件处理方法。

 

 

 

 

邮件或许可以概略区分成需要处理的、不需要处理的邮件，所谓不需要处理，像是一些信息通知、行政公告和垃圾邮件，这类邮件只要做一个简单的分类，以后搜寻找得到即可。

那么需要处理的邮件呢？ 我通常会进行三个步骤的整理：

• 回归本来任务、项目的流程
• 拆解需要做的下一步行动
• 持续统整碎片信息
  • 符合《防弹笔记法》的工作流程

第一个步骤，我们不要把这封邮件当作一个独立事件来处理，而是要追问背后有没有一个共通的任务、项目的流程。 例如邮件中要我提供一份海报文案，我们要处理的不是海报文案，而是这是哪一个活动任务的海报文案？ 于是我们回到“活动任务”的流程，看看有没有已经具备的文案资料与素材？ 看看以活动任务流程的角度来看什么时候才真的需要处理这份海报文案？ 看看从活动任务的目标来看应该写出什么样的文案？ 这样一来，我们就不是在邮件中处理很多零散杂事，而是回归到真正有价值的活动任务：

• 把握真正有价值的目标
  • 不要只是处理杂事，背后共同要完成的目标才重要，完成目标才有价值。
• 确保正确进度流程
  • 邮件是当下的通知，但回到任务流程的时候，不一定是现在需要做，回到流程才能判断轻重缓急。
• 并且连结有用的资料
  • 任务执行的路上，我们往往已经有一些可用资料，看到邮件交办就不要从头开始，而要从已经具备的任务中已经拥有的数据开始。

第二个步骤，确认海报文案背后真正活动任务的目标、流程、数据后，我会开始从活动任务的角度拆解下一步行动。 所谓下一步行动，就是要交付成果前我为什么准备数据要做什么？ 为了解决问题要做什么？ 为了完成成果要做什呢？ 例如一份海报文案，我可能要先写信跟客户再确认目标与活动名称、要跟业务索取一份我没有的场地信息、要想一想需放入哪些关键字、要想出一句最关键的文案等等，拆解出了这 4~5 步的行动，所就可以先利用一个小空档，推进一个需要提早开始的小行动，然后再利用其他空档把这个临时交办逐步完成：

• 邮件交办往往是临时的任务，不在我今天原本的计划清单，所以要透过拆解下一步行动，在零碎空档完成，不干扰原本工作流程。
• 相对困难的邮件任务，不仅是没有时间去做，而是其中有些行动必须尽快开始做，例如要索取、确认数据，拆解下一步行动可以帮助我看到这样的行动，以免之后更容易产生拖延。
• 拆解出下一步行动后，从行动的数量与困难度，我也比较容易看出自己需要多少时间才能完成这个邮件交办，这时候我可以先回信和对方沟通交付的时间。

第三个步骤，则是我会在处理邮件的过程中，持续把邮件中新出现的信息、交办、讨论等内容，更新回原本正在处理的任务、项目笔记中。 让现在新出现的活动信息、宣传重点，不会停留在分散的电子邮件中，而是持续统整回活动任务笔记。 这样一来，邮件其实有没有当下处理还是其次，而是我一直保持一个统整的「活动任务」笔记，随时可以在笔记中确认这个任务所有资料、细节、待办，而不用再回到邮件、即时通确认，这样才能真正摆脱邮件纠缠。 （延伸阅读：为什么我会避免在邮件、即时通，甚至待办清单中直接完成工作？ ）

 

 

 

 

前面的处理模式看起来比较像是要处理那些相对困难、重要、复杂的邮件任务，但是如果有时候遇到的邮件真的就是 2~5 分钟可以回信的邮件，还需要前面的处理步骤吗？

大方向上，我认为是「需要的」。 为什么不是当下立刻回信就好呢？ 当然可以当下立刻回信，但我的意思是，如果这封简单的邮件交办，同样是某个任务小细节的更新确认，那么我们最好还是回到「那么任务」当中去做确认、判断、处理与整合碎片资料。

 

在上述的大前提下，我会透过下面两种技巧，来让处理这些2~5分钟的邮件更有生产力：

• 我会在每日特定时间统一处理邮件：
  • 例如我自己设定早上11点左右、下午4点左右，是我每天统一处理邮件的时间，可以照顾到早上的紧急需求，要可以在下班前做最后确认。 但其他时间则尽量不看邮件，这样可以帮助我统一处理那些短时间就可回复的邮件。
• 今天重要的事情很多，次要邮件就延后：
  • 就算是短时间处理的邮件，回信本身可能2~5分钟，但是要再看清楚一下内容、写完确认一下等等步骤，其实往往最后花掉的还是 10 分钟。 所以如果今天真的很忙，有更重要的事情要处理，不如直接「延后」这些邮件，例如透过 Gmail 把这样的邮件延后到明天或后天更有空档的时候。

 

 

 

 

有些邮件的交办不是短时间可以处理完成的，甚至可能需要花掉超过一个小时以上的处理时间。 这时候怎么办呢？

我不会在处理邮件的当下去停下来处理这些邮件，我会先看完一遍所有邮件，快速回信完成少数邮件，不需要的邮件删掉，次要的邮件延后，然后这些困难的邮件就透过第一段所说的基本方法来处理：

• 回归本来任务、项目的流程
• 拆解需要做的下一步行动
• 持续统整碎片信息

而这时候透过拆解出下一步行动，这个困难邮件任务怎么被拆解出了4~5个步骤，那么如果他很紧急，我就利用今天工作流程中分段的几个零碎空档，分段完成，挑战看看今天下班前可以交付。

我不会牺牲今天原本排好的工作时间，拿来处理这个临时出现的重要任务，因为原本的工作流程应该还是完成更有价值任务的方式，所以就利用工作流程中分段的零碎空档，来处理这些临时的重要紧急任务。

 

 

 

 

更有些时候，邮件任务的难度更高，是一个需要花掉半天、一天的时间才能处理完成的，这时候也不要惊慌，还是一样那三个基本原则：

• 回归本来任务、项目的流程
• 拆解需要做的下一步行动
• 持续统整碎片信息

但是这时候可能不只是拆解出下一步行动，而是要先拆解出几个阶段性的小产出。 例如前面的海报文案，现在变成一个《印出海报任务》，那么我就要先拆解出《设计文案》、《设计主图》、《设计版面》、《校对印刷》这几个阶段性成果。

然后我会在行事历上用进攻行事历的方式安排每个小成果的进度，算算看我需要多少工作天完成，正式排入未来工作时间流程中，当作真正重要的项目任务来处理。

 

 

 

 

透过前面几个方法，我就可以实现自己贯彻多年的「每日清空收件箱」习惯（延伸阅读：三步骤教学「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 邮件）：

• 处理完成今天要处理的邮件，然后封存，移出收件箱。
• 把邮件任务回归到项目任务流程，困难的任务回到笔记中拆解下一步行动与安排行事历进度，这时候也可以移出收件箱。
• 设定好需要延后提醒的次要邮件。

每日清空收件箱，不是每天都把邮件处理完（处理完不代表有生产力），而是每天都判断一遍所有临时交办，并且把这些琐事回归到更有效的任务工作流程。

以上就是我对读者来信的回答，也把这样的方法与心得跟大家分享。